Hangt er bij u op kantoor een post-it met het wifi-wachtwoord? Staat er ergens een Excel-bestand met ‘wachtwoorden’ als naam? Of gebruikt iedereen hetzelfde wachtwoord voor de gedeelde mailbox, de boekhoudsoftware en het klantenportaal? Dan bent u zeker niet alleen. Bij veel kleine bedrijven is het zo gegroeid. En het werkt, tot het een keer misloopt.
Wat zijn de risico's?
- Eén lek, alles open. Gebruikt u hetzelfde wachtwoord op meerdere plaatsen, dan volstaat één gelekte website. Criminelen proberen gelekte combinaties automatisch uit op andere diensten, zoals uw mailbox of Microsoft 365.
- Delen via e-mail of WhatsApp. Een wachtwoord dat ooit in een chat is verstuurd, blijft daar staan – ook op die gsm die iemand volgende maand verliest.
- Een medewerker vertrekt. Welke wachtwoorden kende die persoon allemaal? Meestal weet niemand dat precies, dus wordt er niets gewijzigd.
Wat is een wachtwoordmanager?
Zie het als een digitale kluis. U onthoudt nog maar één sterk hoofdwachtwoord. De wachtwoordmanager maakt voor elke website een lang, uniek wachtwoord aan en vult het automatisch in, op uw pc en op uw gsm.
Voor een team werkt dit met gedeelde kluizen. De boekhouder ziet de boekhoudlogins, het hele team ziet het wifi-wachtwoord, en niemand ziet meer dan nodig is. Bovendien waarschuwt de meeste software wanneer een wachtwoord zwak is, dubbel gebruikt wordt of opduikt in een gekend datalek.
"Mijn browser onthoudt toch al mijn wachtwoorden?"
Dat klopt, en dat is al beter dan een post-it. Maar een browser is gemaakt voor één persoon. U kan er niet gecontroleerd mee delen binnen een team, u heeft als zaakvoerder geen overzicht en wanneer iemand vertrekt, kan u de toegang niet netjes intrekken.
"Is alles op één plek niet net gevaarlijk?"
Een terechte vraag. Goede wachtwoordmanagers versleutelen uw kluis op uw eigen toestel nog voor er iets naar de cloud gaat. De leverancier zelf kan uw wachtwoorden dus niet lezen. Zet u er ook tweestapsverificatie op, dan is uw hoofdwachtwoord alleen niet genoeg om binnen te raken.
Vergelijk het met de situatie vandaag: een Excel-bestand, een post-it, of overal hetzelfde wachtwoord. Een wachtwoordmanager is daar een grote stap vooruit.
Welke kiest u?
Voor de meeste kleine kantoren zijn dit drie goede keuzes:
- Proton Pass: Zwitsers en sterk gericht op privacy, eenvoudig in gebruik. Dit gebruik ik zelf.
- Bitwarden: open source, betaalbaar en sterk voor teams.
- 1Password: zeer gebruiksvriendelijk, iets duurder.
Reken op enkele euro's per gebruiker per maand. Belangrijker dan de prijs: kies de tool die uw team ook echt gaat gebruiken.
Zo begint u eraan, in zes stappen
- Kies één tool en start de gratis proefperiode. De meeste aanbieders laten u eerst twee weken testen.
- Kies een sterk hoofdwachtwoord. Een zin van vier of vijf willekeurige woorden is sterk en toch te onthouden. Niet op een post-it.
- Zet tweestapsverificatie aan, met een app op uw gsm.
- Maak gedeelde kluizen per thema, bijvoorbeeld Kantoor (wifi, printer), Boekhouding en Klantenportalen. Geef iedereen toegang tot wat hij of zij nodig heeft.
- Importeer de wachtwoorden uit uw browser en zet het opslaan van wachtwoorden in de browser daarna uit.
- Wijzig eerst de belangrijkste wachtwoorden: e-mail, Microsoft 365 of Google, bank en boekhouding. De rest volgt geleidelijk, telkens wanneer u ergens inlogt.
Spreek ook af wie bij ziekte of afwezigheid aan de gedeelde kluizen kan en plan een halfuurtje in om het aan uw team te tonen: de grootste drempel is niet de techniek, maar de gewoonte.
Tot slot
Een wachtwoordmanager is een van de goedkoopste en snelste manieren om uw kantoor veiliger te maken: een paar euro per persoon en op een namiddag is het opgezet.
Wilt u hulp bij de keuze of de overstap?
Neem gerust contact op. Persoonlijk contact, eerlijke prijzen, geen jargon.
Plan een gratis gesprek